WORDT UW FACTUUR NIET BETAALD?
Vroeg of laat krijgt elke ondernemer er mee te maken; een klant die zijn factuur niet betaald. De eerste betalingsherinnering is inmiddels al verstuurd, maar u heeft uw geld nog steeds niet ontvangen. Hoe kunt u hier nou het beste mee om gaan zonder dat u de relatie met uw klant op het spel zet? Het is soms best uitdagend om een betaling te vragen. Vooral als u als klein bedrijf zaken doet met grotere spelers. Hier zijn 5 tips om te voorkomen dat uw klant zijn factuur niet betaalt.
5 TIPS OM NON-BETALING TE VOORKOMEN
FOLLOW-UP VAN DE FACTUUR
Iedereen die ooit iets heeft verkocht, weet dat de follow-up een integrale onderdeel is in het sluiten van een zakelijke deal. Het gebeurt maar zelden dat een deal al bij de eerste ontmoeting wordt gesloten. In dit geval, als uw factuur al een aantal dagen onbetaald is en u het product al heeft verstuurd of de dienst al heeft geleverd, is het een goed moment om een follow-up te doen. Bijvoorbeeld met een automatische betalingsherinnering en factuurverwerking. De software voor automatische factuurverwerking kan de opvolging van achterstallige betalingen vergemakkelijken dit proces omdat u de facturen kunt sorteren op naam van de klant of op vervaldatum, en herinneringen kunt instellen voor achterstallige betalingen.
KIES VOOR FACTORING
Waarom zou een bedrijf gebruik maken van factoring? Het eenvoudige antwoord hierop is om de toegang tot werkkapitaal en inkomende cashflow te versnellen, aangezien het ontvangen van factuurbetaling soms een langdurig proces kan zijn. Een van de grootste problemen voor kleine en middelgrote bedrijven is dat de betalingstermijn voor facturen kan variëren van 30 tot meer dan 120 dagen, en dat kan leiden tot cashflow problemen. Zozeer zelfs dat het de uitvoering van dagelijkse activiteiten kan bemoeilijken. Het gat in de cashflow tijdens deze periode kan vaak worden opgevuld met factoring. Het is een manier voor bedrijven om hun cashflow te financieren door hun facturen tegen een korting te verkopen aan de factormaatschappij. Door de facturen te laten voorschieten, kunt u de verantwoordelijkheid voor het innen van uw facturen uit handen geven en uw werkkapitaalpositie verstevigen. Cash is king!
VRAAG OM EEN AANBETALING
Door vastberaden en zelfverzekerd een voorschot te vragen, kunt u al uw klanten laten zien dat het u letterlijk menen is. Plus, het helpt ook het risico op wanbetaling te verminderen.Als u erover nadenkt, moet u bij de meeste activiteiten waaraan we deelnemen vooraf het volledige bedrag betalen voordat u van hun producten of diensten kunt genieten.In de bioscoop koopt u uw kaartje en neemt u plaats. Bij een fastfoodketen koop je je maaltijd en wacht je tot hij klaar is. Of in de supermarkt, U kunt niet naar huis gaan om te koken voordat u bij de kassa hebt betaald.
ZORG VOOR ACCURATE FACTUREN
Soms is het niet zo dat uw klant de factuur niet wil betalen. Misschien verstrekt u uw klant gewoon niet de juiste informatie. Maar al te vaak ligt de fout bij de handmatige verwerking. Veel van de late betalingen valt te wijten aan onjuiste facturen. Om onnodige vertragingen te voorkomen, moet u ervoor zorgen dat u de nodige gegevens op uw factuur vermeldt:
Uw bedrijfsgegevens
De gegevens van uw klant
Factuurnummer en -datum
Een gespecificeerde beschrijving van de geleverde goederen of diensten
Het totaal verschuldigde bedrag, inclusief BTW indien van toepassing
PO nummer of referentienummer
Betalingsvoorwaarden, inclusief de wijze waarop de klant u kan betalen en eventuele boetes voor te late betaling
BRENG EEN VERGOEDING VOOR LATE BETALING IN REKENING
Wellicht voelt u zich wat ongemakkelijk bij het idee van het vragen van een vergoeding voor te late betalingen aan uw klanten. Echter bedenk dat dergelijke vergoedingen een gangbare praktijk zijn voor veel grote bedrijven (banken, verzekeraars, telefoonmaatschappijen, etc). Het is overigens niet de vergoeding die hier belangrijk is. U maakt geen misbruik van de situatie maar u creëert wel een mate van urgentie. Niemand betaalt graag meer dan nodig is. Dus late vergoedingen kunt u meer zien als een afschrikmiddel. En dat is precies wat u beoogt. De sleutel tot het in rekening brengen van rente is om het correct te doen, zonder de zakenrelatie onder druk wordt gezet.
Let wel op dat de originele overeenkomst en uw algemene voorwaarden duidelijk de deze betalingsvoorwaarden staan vermeldt. Maak duidelijk hoeveel er bij de klant additioneel in rekening wordt gebracht als deze te laat betaald.
In plaats van u klant met “een stok te achtervolgen” is het wellicht beter om uw klant “een wortel” voor te houden. Als u een korting biedt wanneer uw klant de volledige factuur vooraf of binnen de betalingstermijn wordt betaald. Soms zijn stimulansen aantrekkelijker dan boete bepalingen.
