HOE EEN BETALINGSHERINNERING STUREN?

De betalingsherinnering: Een van de moeilijkste situaties voor een bedrijfseigenaar of ondernemer is het omgaan met klanten die achterstallig zijn met hun factuurbetalingen. Op een beleefde maar strenge manier om betaling vragen is een gevoelige kwestie, maar er kan een evenwicht worden bereikt. U moet een herinnering sturen waarin u vermeldt hoeveel u verschuldigd bent en hoe de klant kan betalen. Betaalt de klant niet binnen de gestelde termijn, dan moet u opvolgen met een betalingsherinnering. In het algemeen zijn er drie brieven: een eerste aanmaning, een dringende betalingsherinnering en een laatste aanmaning.

Een van de moeilijkste situaties voor een bedrijfseigenaar of ondernemer is omgaan met klanten die achterstallig zijn met hun rekeningen. Echter u zult als ondernemer op een bepaald moment zeker te maken krijgen met achterstallige betalingen. Het gevolg is dat er chaos ontstaat, vooral voor kleine bedrijven. Immers wanneer de cashflow onvoorspelbaar wordt, is het moeilijker om het uitgaande geld goed te beheren.

WELKE TOON HEEFT EEN BETALINGSHERINNERING?

Als het gaat om het versturen van betalingsherinneringen, zit u waarschijnlijk met een dilemma. Hoe verstuur je op een professionele manier een betalingsherinnering? Moet het een beetje te streng of juist extreem beleefd?Misschien moet u een betalingsherinnering sturen die tegelijkertijd beleefd en streng is. De vraag is nu om een evenwicht te vinden tussen die twee.

TIPS BIJ HET OPSTELLEN VAN EEN BETALINGSHERRINERING

Als u vordering heeft op een bedrijf, moet u er rekening mee houden dat ze waarschijnlijk dagelijks een heleboel e-mails ontvangen. Zorg er dus voor dat u alle relevante details vermeldt wanneer u een betalingsherinnering verstuurt. Hieronder volgen enkele tips:

ONDERWERP

Wanneer u een e-mail met een betalingsherinnering ontvangt, wilt u toch dat deze nauwkeurig is? U verwacht dat hij duidelijk maakt wie hem gestuurd heeft en waarom u hem moet lezen. Hetzelfde is het geval wanneer u een betalingsherinnering verstuurt. Vermeld daarom uw bedrijfsnaam of contactnaam in de onderwerpregel en aan het begin van de e-mail. Dit helpt de ontvanger te bepalen wie de e-mail heeft verzonden en waar het over gaat.

UP-TO-DATE GEGEVENS

Bij het opstellen van een betalingsherrinering voor uitstaande facturen is het van cruciaal belang om alle informatie over de vordering van een klant op te nemen. Dit zal de klant helpen de belangrijke details te bepalen en de kans verkleinen dat hij/zij contact met u opneemt voor de details van de factuur. Hoe meer details u verstrekt, hoe groter de kans is dat zij de factuur in behandeling zullen nemen. Vaak kan met behulp van een facturatiesoftware een link delen, waar de ontvanger zijn of haar originele factuur kan bekijken.

BETALINGSMOGELIJKHEDEN

Om de betaling van de factuur voor uw klanten gemakkelijker te maken, kunt u het beste vermelden welke vormen van betaling u accepteert. Het aanbieden van een online betalingsoplossing kan u helpen om de facturen sneller betaald te krijgen.

VERMELDING FACTUURDATUM

Als u betalingsherinneringen verstuurt, moet u de datum van de factuur vermelden, of het nu de vervaldatum is of de datum die binnenkort komt. Wanneer u op tijd wilt betalen, is het aannemelijk dat u betalingsherinnering e-mails stuurt vóór de vervaldatum van de factuur.

CONTACTGEGEVENS

Aan het einde van de e-mail, is het noodzakelijk om uw contactgegevens te plaatsen. Als uw bedrijf boekhoudsoftware gebruikt of een speciaal team/lid heeft dat zich bezighoudt met facturering, kunt u hen trainen in deze praktijken en hen vragen hun contactgegevens aan het einde van de e-mail te vermelden.

WAT IS EEN SUCCESVOLLE HERINNERINGSSCHEMA?

Enkele van de herinneringsschema’s die vaak zeer succesvol zijn gebleken zijn:

Een herinneringsemail voor betaling 7 dagen voor de vervaldatum
Een follow-up precies op de dag dat de factuur verschuldigd is
Een extra betalingsherinnering voor elke vervallen factuur – 7 dagen, 30 dagen, 60 dagen, 90 dagen
Een laatste betalingsherrinering e-mail of brief op verzoek 120 dagen nadat de betaling verschuldigd is

OPVOLGING FACTUREN UITBESTEDEN?

Hoewel dit het betalingsproces van een bedrijf kan belemmeren, trekken bedrijfseigenaren zich vaak terug bij de gedachte het geld dat ze hun klanten schuldig zijn te moeten vragen. Nogmaals, klanten achternazitten en hen herinneren aan hun achterstallige betaling is tijdrovend. Ze aarzelen dus om deze methode toe te passen omdat het hun klantenrelatie op het spel kan zetten. Indien dit ook voor u geldt, is het wellicht raadzaam deze taken uit te besteden die uw debiteurenbeheer overneemt op een professionele wijze. Zo is een onderdeel van het factoring dienst is het debiteurenbeheer. Wanneer u factoring inzet hoeft u nooit te wachten op een betaling. Een eventuele betalingsherrinering wordt de verantwoordelijkheid van de factoringmaatschappij. Weten of factoring een passende oplossing is voor uw organisatie? Vraag dan vrijblijvend een offerte voorstel aan via ons webformulier.

Betalingsherinnering

HOE EEN BETALINGSHERINNERING STUREN?

WELKE TOON HEEFT EEN BETALINGSHERINNERING?

TIPS BIJ HET OPSTELLEN VAN EEN BETALINGSHERRINERING

WAT IS EEN SUCCESVOLLE HERINNERINGSSCHEMA?

OPVOLGING FACTUREN UITBESTEDEN?

Hoe werkt het?

Offerteaanvraag